Van registratie naar stuurinformatie: Data-analyse als tool voor de Zorgadministratie
Geschreven door: Mathijs van Bladel
Welke zorgverlener zien we repetitieve fouten maken? Wordt de onverzekerde zorg wel goed geregistreerd door plastisch chirurgen? Kunnen we inzichtelijk maken waar de productievermindering voor cardiologie aan kan liggen? Hebben wij informatie over hoeveel patiënten er jaarlijks komen met maculadegeneratie?
Een aantal van dit soort vragen komt je wellicht bekend voor wanneer je als zorgcontroller of DBC-adviseur in de ziekenhuiszorg werkt. Met deze vragen krijgen onze Care Effect collega's die op de Zorgadministratie werken ook veel te maken. Of het besef er is of niet, ieder ziekenhuis beschikt tegenwoordig over een goudmijn aan informatie. Er zijn weinig aspecten van de zorg die níet worden vastgelegd. Het analyseren van de grote hoeveelheid data die hierdoor wordt gegenereerd, kan bijdragen aan het efficiënter maken van processen, het detecteren van anomalieën of het ‘hard’ maken van periodieke cijfers. Duidelijke gegevens en begrijpelijke informatie kunnen een middel worden om de processen in een zorgorganisatie naar een hoger niveau te tillen.
Data-analyse is van groot belang voor de Zorgadministratie, welke toeziet op juiste en volledige registratie. Wanneer data intensief wordt geanalyseerd, kunnen inzichten worden verkregen in wat er wel en niet goed gaat op een afdeling. Deze inzichten kunnen vervolgens als basis dienen voor optimalisatie. Voorbeelden hiervan zijn het inzoomen op de meest gemaakte DBC-fouten, het in kaart brengen van periodieke productie en het prioriteren van Horizontaal Toezicht thema’s.
Op basis van data-analyse kun je zorgprofessionals stuurinformatie aanbieden. Met data-analyse kun je bijvoorbeeld inzichtelijk maken of de zorgregistratie volledig is en afdelingen zichzelf niet te kort doen door onvolledig te registreren. Deze stuurinformatie geeft dan een aanleiding om zorgprofessionals op dit vlak beter op te leiden, maar ze ook meer inzicht te geven in de financiële processen. En soms kom je door goede interpretatie van de data erachter dat je eigenlijk wel op het goede pad zit. Inzichten in de datastroom kan dus ook zorgen voor geruststelling.
Voor het omzetten van registratie naar bruikbare informatie worden verschillende programma’s gebruikt. Veel gebruikte data-analyse programma’s binnen de Nederlandse ziekenhuizen zijn onder andere ValueCare, Notiz, Qlik, PowerBI en Chipsoft HiX. Deze programma’s kunnen grote hoeveelheden data overzichtelijk weergeven. Elk programma heeft zijn voor- en nadelen in gebruiksvriendelijkheid, flexibiliteit, vrijheid van inrichting, aansluiting op het datawarehouse en specificiteit voor de zorg. Het is dan ook mogelijk, en in sommige gevallen wenselijk, om een combinatie van deze programma’s te gebruiken binnen je organisatie.
Praktijkvoorbeeld
"Als DBC adviseur heb ik de vraag gekregen om te kijken naar de registratie omtrent neuro-interventies. Het leek erop dat deze registratie te wensen overliet, want in ValueCare waren verschillende regels te zien van DBC’s zonder zorgproduct. De specifieke radiologische zorgactiviteiten in deze DBC’s zouden veel geld opleveren, en het ontbreken van een zorgproduct was daarom een basis voor vraagtekens. Na een korte mailwisseling was de onrust bij de zorg-coördinator zo hoog, dat zijn mail werd afgesloten met de woorden ‘Ik blijf het vreemd vinden’. En dat terwijl mijn collega en ik het vermoeden hadden ‘dat het eigenlijk wel meeviel’. Ik ben hiervoor dus bovenstaande programma's ingedoken.
Zoals al eerder gezegd, kan een goede interpretatie van de data voor geruststelling zorgen. Na het bekijken van de lijst kon ik namelijk één conclusie trekken: er was nog niet gekeken naar de begindatum van de DBC's. Deze vielen vrijwel allemaal binnen de voorafgaande 90 dagen. Door de simpele handeling van het toevoegen van de begindatum in de ValueCare-lijst, kon ik concluderen dat de zorgen ongegrond waren. De take-home-message die ik wil meegeven is: bedenk altijd heel goed waar je naar kijkt wanneer je je data visueel hebt gemaakt. Het is namelijk erg makkelijk om details over het hoofd te zien!" - Mathijs van Bladel
Wat kan Care Effect voor jou betekenen?
Care Effect heeft ruime ervaring in het optimaliseren van DBC-registratie, o.a. door middel van onze kennis van zorg-administratieve processen, Elektronisch patiëntendossiers en Daily Auditing Systemen als Data-analyse programma's. Benieuwd wat wij voor jou kunnen betekenen? Neem dan vrijblijvend contact met ons op via 088 600 1100 of [email protected].