De Dashboard Driehoek
Geschreven door: Care Effect, Kim de Vries
De vraag naar dashboards in de zorg is sinds de corona crisis fors gestegen. Het in kaart brengen van verschillende informatie en data is belangrijker dan ooit. Met de grote hoeveelheden data die tegenwoordig beschikbaar zijn, is het van belang dat deze data gestructureerd en overzichtelijk wordt weergegeven. Daarnaast wilt u ook geen data missen in uw dashboard. Maar welke data moet u nu waar gebruiken?
Care Effect is uw kennispartner op dit gebied. Wij delen graag onze tips en ervaringen met betrekking tot de drie hoofd elementen van een dashboard. Het doel, de data en het design, oftewel de Dashboard Driehoek.
Het Doel
Sommige dashboards worden gemaakt voor een te grote groep gebruikers. Het is dan eigenlijk voor alle gebruikers niet precies wat ze zoeken. Eenheidsworst smaakt eigenlijk niemand. De ervaring leert dat er veel tijd en energie in het maken van een dashboard wordt gestoken en dat men, wanneer alles in gebruik wordt genomen, erachter komt dat het doel en de context niet helder is. Het is daarom van essentieel belang om bij de ontwikkeling als eerste naar het doel en de context van het dashboard te kijken. Begin daarom logischerwijs met de vragen: Wat is het doel van dit dashboard? En in welke context zal het dashboard worden gebruikt? Zorg ervoor dat deze vragen blijvend worden herhaald, totdat er een specifiek antwoord staat. Uiteraard is het overstijgende doel van een dashboard informatie weergeven, maar dit antwoord is nog niet specifiek genoeg. Bepaal de juiste doelgroep voor het gebruik van het dashboard en praat met diegenen die hier gebruik van willen en zullen gaan maken. Vraag hen bijvoorbeeld waarvoor zij het dashboard gaan gebruiken en wat zij er graag in zouden willen terug zien. Wees ook niet bang om een dashboard te bouwen met meerdere opties in de weergave. Zo kun je een versimpelde weergave laten bouwen en klik je door voor details.
De Data
Na het stellen van het doel is data nodig om het dashboard te vullen. De hoeveelheid data die beschikbaar is, is enorm en dat is vaak het probleem. Het is van belang om door de databomen het bos weer te zien. Breng daarom structuur aan in de data die aangeleverd gaat worden aan het dashboard. Stel op basis van de wensen van de gebruiker vast welke data je wel en welke je niet meeneemt. Welke informatie heeft de gebruiker nodig om op te kunnen sturen? Structureer de data bijvoorbeeld per afdeling of per vraag die vanuit de afdeling komt. Stem met de medewerkers af welke wensen er zijn en met welke databron die wens kan worden vervuld. Is er alleen een slechte bron van data of is de data afhankelijk van handmatige mutaties. Dan is het wellicht beter om de data nog niet in het dashboard op te nemen. De vertaling van de vraag naar het gebruiken van de juiste data is een probleem waar veel managers tegen aanlopen. De medewerkers die het dashboard bouwen, zien de data anders dan de medewerkers die de vraag aanleveren voor het dashboard. De kunst is om de link te leggen tussen de gebruiker en de ontwikkelaar om zo de data optimaal in het dashboard te krijgen. Organiseer bijvoorbeeld sessies tussen deze medewerkers om de vraag helder op papier te krijgen en het ophalen van de data te bevorderen. Het is hierbij van belang dat de vraag zo concreet mogelijk wordt omschreven. Neem hiervoor de tijd en stel prioriteiten.
Het Design
Het design is het eerste wat opvalt aan een dashboard. Echter is het design het laatste waar men bij de ontwikkeling van een dashboard naar moet kijken. Een strak design maar gevuld met informatie die niets zegt of niet diepgaand genoeg is, zal voor een ongebruikt dashboard zorgen. Dit betekent echter niet dat het design ook achterwege gelaten kan worden. Het design is belangrijk, maar moet een functioneel doel dienen. Voor het design zijn diverse mogelijkheden in de programma’s om een dashboard te ontwikkelen. Power BI en Qlick Sense zijn goede programma’s om een strak en volledig dashboard te ontwikkelen. Let hierbij goed op de juiste visuals die men kan gebruiken. De visual moet de context, het doel en de data goed weergeven. Duidelijke grafieken en tabellen zorgen voor overzicht. Wil je een trend laten zien of een momentopname? Moet data automatisch gesorteerd worden of wil je alleen punten boven een signaalwaarde laten zien? Geef daarom alleen figuren weer die iets zeggen over de context en die passen bij de doelgroep van het dashboard. Het design valt op dit punt weer samen met het doel en de gebruikte data. Ter illustratie een dashboard dat door de manager zorgadministratie wordt gebruikt. Als dit dashboard een grafiek weergeeft waarbij de totale foutlijst is beschreven, dan zegt dit voor de manager in principe nog weinig. Wordt de stijging van het aantal fouten afgezet tegen de financiële gegevens, dan zal de grafiek veel meer spreken voor deze manager. Uiteraard zal de eerste visual zonder financiële gegevens meer spreken voor een medewerker zorgadministratie, die met name geïnteresseerd zal zijn in de stijging van bepaalde fouten.
Een dashboard met een duidelijk doel, overzichtelijke en gestructureerde data en heldere visuals zal veel meer succes hebben in de organisatie. De consultants van Care Effect delen graag hun tips en tricks vanuit hun ervaringen in diverse ziekenhuizen in Nederland. Care Effect staat voor u klaar om mee te denken over het ideale dashboard voor uw afdeling of organisatie. Bent u op zoek naar consultants die met u kunnen sparren over de inrichting van dashboards? Bel dan met 088 600 1100 of stuur een mail naar [email protected].