De financiële impact van een EPD implementatie
Geschreven door: Care Effect
Het implementeren van een nieuw EPD kan door een zorgorganisatie als een orkaan worden ervaren. De werkdruk is hoog, medewerkers worden vaak vrij gepland om bij te kunnen dragen aan het nieuwe EPD. Op de dag dat het systeem live gaat – ook wel bekend als de “Go Live” – is het even wennen hoe het werkt.
De scholing die de medewerkers de afgelopen maanden hebben gevolgd, werpt dan haar vruchten af. De eindgebruikers van HiX kunnen veilig werken met HiX. Tijdens de livegang van het EPD is er veel ondersteuning van externe partijen. Hierdoor lijkt de rust te zijn bewaard...
Maar dan kan het zomaar gebeuren dat de foutlijsten op de zorgadministratie als paddenstoelen uit de grond schieten. Hoe is dat mogelijk?
Kennis en inrichting
Men begint te wennen aan het EPD en de nodige (medische) informatie staat ergens genoteerd in het dossier. Toch zijn de financiële gevolgen van de zorgregistratie vaak onbekend bij de eindgebruikers. Doordat de financiële afhandeling aan het eind van een zorgproces zit, duurt het even voordat de financiële impact zichtbaar wordt. De wet- en regelgeving omtrent het registreren van DBC’s blijft lastig en zorgt voor een constante instroom van fouten, maar dat is bij een implementatie vaak niet alleen de oorzaak van de grote hoeveelheid fouten. Een gebrek aan kennis en een verkeerde inrichting van HiX dragen bij aan de foutlijsten. De gevolgen? Men kan niet factureren, loopt inkomsten mis en de patiënt krijgt pas veel later de rekening. Om wat voorbeelden van veel voorkomende fouten na een HiX implementatie te noemen:
- Q-trajecten worden gebruikt als specialisme X ondersteuning biedt aan hoofdbehandelaar specialisme Y. Wanneer de behandeling overgenomen wordt, moet het Q-traject overgezet worden naar een regulier traject.
- Wanneer een afspraak op ‘voldaan’ wordt gezet, wordt er automatisch een dummy-DBC aangemaakt. Als je vervolgens dezelfde afspraak op ‘niet voldaan’ zet, wordt de dummy-DBC niét automatisch verwijderd. Het gevolg hiervan is foutieve parallelliteit.
- Als een arts niet op de hoogte is wat een dummy-DBC is en ook zelfstandig DBC’s opent voor nieuwe zorgvragen, dan worden er twee DBC’s geopend voor dezelfde zorgvraag wat in strijd is met de wet- en regelgeving.
Het ligt niet altijd aan de eindgebruiker als een DBC niet valide is. Ook andere oorzaken kunnen van toepassing zijn. Vaak is het systeem zo ingericht dat een verrichting gekoppeld wordt aan de laatst geopende DBC. Het juist inrichten van de Relatie Specialisme Verrichting Diagnose Tabel (een zogenoemde voorkeurstabel) kan dit probleem verhelpen. En wanneer men voor het eerst in het nieuwe EPD een her-validatie uitvoert, kan dit zorgen voor een instroom van validatiefouten.
Hoe nu verder?
Care Effect heeft meerdere jaren ervaring in de DBC systematiek en weet waar de knelpunten liggen voor de financiële afhandeling van een EPD (HiX) implementatie. Natuurlijk is voorkomen beter dan genezen. Care Effect heeft ruime ervaring met het opleiden van eindgebruikers van het EPD en het begeleiden van werkgroepen. Is uw interesse gewekt voor deskundig advies of ondersteuning bij het inrichten of het juist gebruik van het ZIS-EPD door eindgebruikers? Neem dan contact met ons op.